لجنة تختص بإعداد وتنفيذ الفعاليات والأنشطة السنوية للاتحاد من مؤتمرات ودورات وورش عمل وأنشطة العملية وثقافية وتوعوية واجتماعية الخاصة بالاتحاد الدولي للتدريب والتطوير بالتنسيق مع كافة اللجان بالاتحاد، وتقييم هذه الفعاليات.

تهدف لجنة الفعاليات والمؤتمرات الى

التعريف بالاتحاد وخدماته بالتخطيط والتنفيذ لكافة الأنشطة الخاصة بالاتحاد بشكل دوري من لوجيستيات وإجراءات رسمية وداخلية ومشاركين ومنظمين وخطة عمل تفصيلية لمجرى الفعاليات بالتعاون مع اللجان الأخرى.
مهام لجنة الفعاليات والمؤتمرات بالاتحاد الدولي للتدريب والتطوير

• إعداد خطة الفعاليات والأنشطة السنوية للاتحاد متضمنة الأنشطة الرئيسة كالمؤتمرات والدورات وورش العمل والأنشطة العلمية والثقافية والاجتماعية.
• ‌تنظيم الأنشطة العلمية والثقافية الاجتماعية بإعداد نطاق عمل الأنشطة وإعداد ميزانية الأنشطة بناء على نطاق العمل المقترح.
• إعداد خطة الأنشطة التوعوية الدورية عن بعد بالتعاون مع لجنة الإعلام، مثل: تنفيذ سيمنار -عن بعد- للتعريف بالاتحاد والخدمات التي يقدمها بالتعاون مع لجنة الإعلام.
• تحديد معايير تقييم الفعاليات والمؤتمرات وتصميم استبانات تقييم الأداء وتقييم الفعاليات والمؤتمرات وفقاً لهذه المعايير.
• توثيق وأرشفة أعمال اللجنة من محاضر وتقارير ومستندات.
• تخطيط وتنظيم المؤتمرات والفعاليات، متضمنة للمهام التالية:
• إعداد الخطة الزمنية لتنفيذ فعاليات المؤتمرات.
• اختيار موقع المؤتمر / الفعالية.
• إعداد نطاق عمل المؤتمر بالتعاون مع اللجنة المالية.
• اقتراح تشكيل اللجان العاملة في المؤتمر والإشراف العام على أعمالها، واعتمادها من صاحب الصلاحية.
• الإشراف على حفل الافتتاح وحفل الختام والترتيبات اللازمة بالتعاون مع اللجنة الإعلامية.
• إعداد وتنفيذ الفعاليات المصاحبة (مثل: المعرض المصاحب / برنامج الزيارات السياحية والترفيهية / الجولات الحرة).
• الإشراف على تجهيز أوراق العمل بصورتها النهائية بالتعاون مع اللجنة العلمية.
• تزويد الجهات المعنية بنسخ من جلسات المؤتمر بالتنسيق مع اللجنة العلمية.
• المشاركة في إعداد التقرير النهائي وتوصيات المؤتمرات مع اللجنة العلمية.
• إعداد خطة تسويقية جاذبة للمشاركين والجمهور المستهدف لفعاليات ومؤتمرات الاتحاد واقتراح برتوكولات التعاون مع الجهات الراعية وفئات الرعاة وحصرها وتحديد الجهات ذات الأولوية والتواصل والتفاوض معها تمهيدا لتوقيع اتفاقيات التعاون ومذكرات التفاهم بعد اعتمادها من رئيس الاتحاد.
• تحديد المتحدثين والمشاركين والتواصل مع المتحدثين الذين ترشحهم اللجنة العلمية، وتوجيه الدعوات الرسمية لهم.
• مراسلة المدعوين بكل ما يخص المؤتمر والتواصل معهم بالتعاون مع لجنة الإعلام.
• تنسيق أوقات استلام أوراق العمل والبحوث وجمع المستندات والبيانات اللازمة من المتحدثين.
• إدارة التسجيل والرسوم بإعداد نظام لتسجيل المشاركين وإصدار البطاقات التعريفية للمشاركين اللازمة وإدارة عملية التسجيل.
• التعامل مع استفسارات المشاركين وتوفير الدعم الفني في حالة وجود أي مشاكل تقنية.
• توفير الخدمات اللوجستية للمتحدثين والمشاركين والتي تتضمن:
• استقبال وتوديع الضيوف وتأمين السكن والإعاشة، والمواصلات اللازمة للتنقل.
• ‌التنسيق مع الفنادق وشركات السفر لتوفير الإقامة والتنقل للمتحدثين والمشاركين.
• ‌ترتيب تجهيزات الفعالية مثل الصوت والضوء وتجهيزات العرض وتوفير اللوازم الأخرى المطلوبة.
• ‌تجهيز مكان الاستقبال وتجهيز البطاقات التعريفية، والملفات، والحقائب، والهدايا وتوزيعها على الضيوف.
  
  ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ